VFD est une entreprise de transport routier de voyageurs, agissant principalement sur le territoire du département de l’Isère.
La conjoncture des années 2012– 2013 n’étant pas bonne, la société VFD décide alors d’analyser quelques difficultés de fonctionnement. De nombreuses questions ont été soulevées, et notamment : comment faire évoluer le système de management de la qualité de l’entreprise ?
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Il est apparu que le système qualité vivait parallèlement à l’entreprise, et que les processus étaient finalement peu connus et peu utilisés par les pilotes. Un plan d’actions a été construit autour du système de management de la qualité, afin de mettre en correspondance l’organisation de l’entreprise et ses processus.
Le projet a démarré sous Excel, mais l’outil présentait des limites, notamment au niveau de l’interface particulièrement austère pour une application processus, et une mise à jour insuffisante et peu fiable. Suite à cela, VFD décide d’acquérir un outil plus facilitant, accessible et convivial pour palier à cela.
En parallèle à cela, VFD utilise depuis de nombreuses années le logiciel Workflow proposé par AGILIUM. Cet outil, placé au cœur du système informatique, assure tous les échanges de données entre les différents logiciels métier. Le lien a été évident et le choix du produit s’est fait rapidement, avec en juillet 2014, les premières créations de processus dans l’outil ViFlow. « L’outil a été facilement pris en main, la navigation entre les processus est particulièrement appréciée car très intuitive. », déclare M. Gros, Responsable qualité.
L’aspect collaboratif est également important, avec une publication qui peut se faire via l’Intranet de VFD. En effet, les processus touchent tous les acteurs de l’entreprise. M. Gros ajoute : « Par exemple, les conducteurs sont impliqués dans le SMQ (Système de Management Qualité) car ils reflètent le savoir-faire, les valeurs et les processus de l’entreprise. De manière certainement inconsciente, ce sont les acteurs majeurs des processus du SMQ.
La réflexion autour du système qualité de VFD ne s’est pas limitée aux processus, la gestion des documents qualité a été également mise à l’étude. « Il existe de nombreuses procédures pour presque toutes les étapes des processus. Il y a eu un gros travail de rassemblement des processus et des procédures. Il faut s’assurer que les documents liés à nos cœurs de métier soient facilement intégrés, continuellement mis à jour et que la gestion des versions soit outillée », poursuit M. Gros. Pour l’instant, le lien entre les processus et les documents se fait par une des fonctionnalités de ViFlow, mais la mise en place d’une GED est prévue pour compléter ses aspects de gestion documentaire.
Maintenant que les principaux processus sont cartographiés, il faut monter en performance et poursuivre la mise en adéquation « organisation – processus ». Le produit peut avoir une réelle valeur ajoutée dans la gestion documentaire, et sur certains points de l’amélioration continue, comme la gestion des non conformités.
Pour VFD, les audits internes ou de certification sont de véritables atouts pour l’entreprise. « L’idée est ainsi d’identifier constamment les points faibles pour se concentrer sur l’amélioration continue. ViFlow va dans ce sens. C’est un outil intéressant pour aider au succès des audits, mais pas seulement. Il va surtout permettre de faire vivre la certification au sein de l’entreprise. »